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EMPLOYEUR / SALARIÉ : les documents professionnels à conserver ?
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Cette “info pratique” a été élaborée suite à la question d’un de nos clients : |
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Un employeur doit obligatoirement constituer des archives pour son entreprise et être vigilant quant à la conservation des documents concernant son personnel. Le salarié n'est pas pour autant dispensé de garder ses propres documents. LE TRAVAIL Pour le salarié : Les lettres d'engagement et les contrats de travail sont à conserver dans les archives personnelles au moins jusqu'à la fin de la carrière. Les fiches de paie doivent être conservées au moins jusqu'à la liquidation de la retraite car elles attestent de la réalité des cotisations. Cependant, il peut être opportun de les conserver au delà car elles peuvent être utile en cas de contestations ou révisions ultérieures de la pension de vieillesse. Un délai de 5 ans s'applique à toutes les réclamations en paiements de ces revenus. Pour l'employeur : L'employeur a l'obligation de conserver certains documents utiles au salarié, mais les délais sont strictement règlementés: - 30 ans pour les statuts de la société, les registres de procès verbaux d'assemblées et de conseil d'administration, - 10 ans pour les livres, registres comptables et bancaires, factures, bons de commandes, de livraisons et contrats commerciaux, - 5 ans pour les doubles des bulletins de paie des employés, les registres du personnel, - 3 ans pour les rapports des commissaires aux comptes et documents relatifs aux versements des charges sociales, - 1 an pour les documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés. La perte d'emploi Le solde de tout compte remis à la suite d'une démission ou d'un licenciement doit être conservé entre 2 mois et 30 ans. Si le solde de tout compte a été signé, le salarié a un délai de 2 mois pour le contester. Si le solde de tout compte n'a pas été signé, le salarié a 5 ans pour contester les salaires et 30 ans pour contester les indemnités. A l'occasion d'une perte d'emploi, l'employeur remet une attestation d'assedic (feuillet jaune récapitulant les périodes de travail) qui doit être conservée impérativement tant que l'inscription aux Assedic ne s'est pas faite. Les bordereaux de versements d'allocations doivent être conservés pendant 3 ans à compter du dernier versement. En cas de non paiement par les Assedic, le bénéficiaire de l'allocation peut exercer un recours pendant 2 ans. En cas de réclamation d'un trop perçu, un délai de 3 ans s'applique en faveur des Assedic, voire de 10 ans en cas de versement ayant fait suite à une fausse déclaration ou à une fraude. Les papiers de la retraite La conservation à vie des documents de reconstitution de carrière : Le dossier de reconstitution de carrière doit être conservé toute la vie ainsi que les titres de pensions. Au delà, le conjoint survivant devra également prendre soin de les conserver afin de faire valoir ses droits à la pension de réversion. La conservation pendant 5 ans des avis de paiements de la pension : Les avis de paiement des pensions de retraites peuvent faire l'objet de contestations dans un délai de 2 ans, mais en cas de révision de la pension le rappel des montants impayés peut remonter à 5 ans. Les avis de paiement attesteront de la réalité des sommes versées et détermineront le montant précis du rappel. Ils sont donc à conserver pendant 5 ans. |